Personvernerklæring

Jensen & Scheele Bil AS (nedenfor ”Jensen & Scheele” eller ”vi”) beskytter ditt personvern, og med denne personvernerklæringen ønsker vi å informere deg om hvordan vi håndterer dine personopplysninger. Vi behandler dine personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning og personvernregler.

Om du vil lese hele vår personvernerklæring kan du laste den ned her eller lese det i sin helhet lenger ned på siden.

PERSONVERNERKLÆRING

Jensen & Scheele Bil AS (nedenfor ”Bilia” eller ”vi”) beskytter ditt personvern og din integritet, og
gjennom denne personvernerklæringen ønsker vi å informere deg om hvordan vi håndterer dine
personopplysninger som vi samler inn når du kjøper våre varer og/eller tjenester eller besøker oss på
andre måter, på et av våre bilanlegg eller via våre hjemmesider. Vi behandler naturligvis dine
personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning og personvernregler, og har gjennomført
tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot utilsiktet eller
uautorisert ødeleggelse, tap eller endring, uautorisert tilgang eller brudd på konfidensialitet eller
andre ulovlige former for behandling.
Hvem er ansvarlig for dine personopplysninger?
Jensen & Scheele Bil AS , org.nr. 960 968 727, med adresse , Vestgårdveien 1, 1788 Halden og
telefonnummer 69 21 35 00 er behandlingsansvarlig for håndteringen av opplysningene dine i
henhold til denne erklæringen.
Behandlede personopplysninger og formålet og det rettslige grunnlaget for behandlingen
De personopplysningene som vi behandler er de opplysningene som du har gitt til oss, eller som vi
har samlet inn fra deg eller fra en tredjepart.
Vi behandler dine personopplysninger til følgende formål for å kunne oppfylle vår avtale med deg
eller for å iverksette tiltak på anmodning fra deg før avtale inngås:
 Hvis du som kunde eller representant for et selskap kjøper et kjøretøy eller en tjeneste fra
oss (eller om du selger et kjøretøy til oss) behandler vi opplysninger om ditt navn, dine
kontaktopplysninger, ditt kundenummer, ditt bilagsnummer, kjøretøyets
registreringsnummer med det formål å administrere ditt kundeforhold, herunder
gjennomføre kredittsjekk, samt dine betalinger. Vi behandler også disse opplysningene for å
oppfylle de forpliktelsene som følger av avtalen du har inngått med oss, og for å gi deg den
informasjonen om de produktene og tjenesten du har bedt oss om å gi deg, f.eks. for å kunne
sende deg påminnelser om service og dekkbytte via SMS, e‐post eller post. Informasjonen
som er lagret i kjøretøyets computer kan bli behandlet for å gjennomføre service og
vedlikehold eller for å gjennomføre feilsøking og fastslå og utbedre feil på kjøretøyet.
 Hvis du ønsker et tilbud fra oss, behandler vi opplysninger om ditt navn og din
kontaktinformasjon med det formål å kunne kontakte deg for å følge opp tilbudet, og for å
gjennomføre tiltak på anmodning fra deg for deg før en eventuell avtale inngås.
 Vi behandler opplysninger om ditt navn, dine kontaktopplysninger, ditt kundenummer,
kjøretøyets registreringsnummer, samt relevant kjøretøyinformasjon for å kunne håndtere
dine eventuelle krav på angrerett, reklamasjon, krav eller garanti.
 Vi behandler opplysninger om ditt navn og personnummer, dine førerkortopplysninger samt
opplysninger om din økonomiske situasjon, for å kunne fastslå identiteten din og forsikre oss
om at du har kjørekort når du skal prøvekjøre, lease, leie eller låne et kjøretøy, samt for at vi
skal kunne administrere eller viderefakturere eventuelle bøter, avgifter eller skader og
liknende som er knyttet til den tiden du disponerte kjøretøyet. Det er nødvendig å behandle
ditt personnummer for å kunne sikre identifisering i forbindelse med utleveringen av våre
kjøretøy.
2 / 6
Vi behandler personopplysningene dine til følgende formål med grunnlag i en interesseavveining:
 Vi behandler opplysninger om ditt navn og dine kontaktopplysninger for å kunne
kommunisere med deg som kunde, eller hvis du har bedt oss om å gi deg et tilbud, ved å
sende kunde‐ eller markedsundersøkelser via post, e‐post eller SMS. Vår berettigete
interesse i å behandle dine personopplysninger, er at vi ønsker å kommunisere med deg som
tidligere har gjennomført et kjøp eller bedt om et tilbud, for å kunne utvikle og forbedre vårt
tjenestetilbud.
 Vi behandler opplysninger som er knyttet til ditt kjøretøy, f.eks. opplysninger om
gjennomført feilsøkning og service og reparasjoner som har blitt utført tidligere, inkludert
informasjon om bytte eller reparasjon av deler for å kunne utføre sikre service‐ og
reparasjonstjenester på kjøretøyet. Vi behandler slike opplysninger av sikkerhetsmessige
årsaker slik at vi kan gjennomføre korrekte tiltak på kjøretøyet. Vi behandler disse
opplysningene som følge av vår berettigete interesse i å kunne vise at vi oppfyller krav fra de
respektive bilprodusentene, av sikkerhetsmessige årsaker, samt for å gjøre det lettere for
eieren av kjøretøyet på service.
 Hvis du leverer inn et kjøretøy på et av våre verksteder for en annens regning eller i egenskap
av å være representant for et selskap, f.eks. som fører av en tjenestebil, behandler vi
opplysninger om navnet ditt og dine kontakt‐ og kjøretøyopplysninger i den grad det er
nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser overfor vår kunde. Vår berettigede
interesse i å behandle dine personopplysninger er at vi ønsker å kommunisere med deg som
kontaktperson, samt at vi trenger å følge opp hvem som har levert inn kjøretøyet hos oss.
 Hvis du besøker våre hjemmesider eller benytter deg av vårt lokale nettverk (WiFi), kan vi
automatisk samle inn personopplysninger slik som din IP‐adresse eller navnet på den
enhenten du bruker i vårt lokale nettverk. Formålet med denne innsamlingen er å forhindre
ulovlig inntrengning i eller bruk av våre IT‐ressurser, samt gjøre det enklere å søke etter feil.
 Vi kan behandle bevegelig materiale fra overvåkingskameraer når du besøker et av våre
anlegg. Formålet med kameraovervåkningen er å forebygge, forhindre eller oppdage
kriminell virksomhet, og overvåke og sikre at alt fungerer i våre bilvaskeanlegg og
parkeringsplasser.
 Om du kontakter Bilia, via eksempelvis vår hjemmeside, e‐post, chat eller telefon, så
benytter vi de personopplysninger du oppgir for å behandle din henvendelse. Dette er
nødvendig for at vi skal kunne håndtere din henvendelse til oss på en best mulig måte. Om
du ringer vår kundeservice kan det hende vi tar opp samtalen din med oss og bruker denne
for å utdanne og utvikle våre medarbeidere for å kunne øke vår kundetilfredsstillelse
 Om du er oppført som kontaktperson eller lignende for et firma behandler vi navnet ditt og
kontaktopplysningene dine i forbindelse med anskaffelse‐/innkjøpsordre, andre
avtaleforhandlinger, fakturering eller lignende med formål om å utføre utvalg, tegne avtale
og administrere avtalen. Behandlingen er nødvendig for å tilgodese vår berettigete interesse
av å kommunisere med deg som kontaktperson, for å opprettholde og oppfylle våre
forpliktelser i forretningsforholdet.
Vi behandler dine personopplysninger til følgende formål hvis du har gitt ditt samtykke til det:
3 / 6
 Vi behandler opplysninger om ditt navn og dine kontaktopplysninger for å kunne
kommunisere med deg som potensiell kunde ved å sende direktemarkedsføring eller
nyhetsbrev via post, e‐post eller SMS. Vår berettigete interesse i å behandle dine
personopplysninger består i at vi kan kommunisere med deg som potensiell kunde i
markedsføringsøyemed.
 Vi behandler opplysninger om ditt navn og dine kontaktopplysninger for å kunne
kommunisere med deg som kunde, ved å sende direktemarkedsføring, nyhetsbrev, kundeeller
markedsføringsundersøkelser via post, e‐post eller SMS. Vår berettigete interesse i å
behandle dine personopplysninger er at vi ønsker å kommunisere med deg som tidligere har
gjort et kjøp eller bedt om et tilbud i markedsføringsøyemed.
 Hvis du har samtykket til det, kan vi bruke bilder av deg i vår markedsføring.
 Vi har ikke rett til å behandle sensitive personopplysninger eller opplysninger om
lovovertredelser i forbindelse med vår kundeoppfølging. I de tilfellene der vi er nødt til å
behandle sensitive personopplysninger, er det snakk om behandling av helseopplysninger
som følge av at du har bestilt et spesialtilpasset kjøretøy, f.eks. en bil som er tilpasset et
handikap. I slike tilfeller innhenter vi ditt uttrykkelige samtykke til behandlingen. Vi kan også
behandle sensitive personopplysninger hvis det er nødvendig for at vi skal kunne håndtere
rettslige anførsler.
Vi behandler dine personopplysninger til følgende formål for å oppfylle rettslige forpliktelser:
 Vi behandler også opplysningene dine i den grad behandlingen er nødvendig for å følge
gjeldende lovgivning, myndighetsbeslutning og eventuelle andre rettslige forpliktelser som er
pålagt relevante selskaper i Bilia‐konsernet. For eksempel lagrer vi opplysninger om din
avtale med oss i den utstrekning det er nødvendig for å følge gjeldende bokføringslov.
Hvem kan få tilgang til personopplysningene dine?
I utgangspunktet behandles opplysningene dine bare av relevante selskaper i Bilia‐konsernet samt av
Bilia‐konsernets interne IT‐selskap, Motorit AB. Når vi deler opplysninger med et relevant selskap i
Bilia‐konsernet, er selskapet i de fleste tilfeller databehandler for oss, noe som innebærer at
selskapet behandler dine opplysninger for vår regning. For eksempel deler vi dine personopplysinger
med Bilia AB som håndterer markedskommunikasjonen med deg som kunde på vegne av oss. Vi
deler også opplysninger med andre aktører som er våre databehandlere, f.eks. leverandører som vi
leier inn for datalagring eller annen datahåndtering, betalingstjenester, distribusjon av varer eller
informasjon, trykk, markedsføring eller analyser. Databehandleren har ingen selvstendig rett til å
bruke eventuelle personopplysninger, og Bilia inngår databehandleravtale med leverandøren.
Vi kan komme til å gi ut dine personopplysninger til myndighetene dersom det er nødvendig eller
fordi de har rett til informasjon til f.eks. registrering av kjøretøyet i kjøretøyregisteret. Hvis vi har
kontrollert og eller registrert feil ved undersøkelsen av ditt kjøretøy, kan vi gjennomføre tiltak for å
rapportere feilen direkte til Statens Vegvesen.
Bilia kan også utlevere dine personopplysninger til følgende aktører, som selv er
behandlingsansvarlige for sin håndtering av dine personopplysninger:
 Vi kan komme til å utlevere ditt personnummer og økonomisk informasjon til
kredittselskaper for kredittsjekk.
4 / 6
 Vi kan utlevere dine kontaktopplysninger og kjøretøyopplysninger til kjøretøyprodusenter og
generalagenten for respektive kjøretøymerke. Det er først og fremst spørsmål om
kjøretøyinformasjon som utleveres, men for å håndtere tilbakekallinger og garantikrav,
forekommer det også at kontaktinformasjon utleveres til disse aktørene. Under forutsetning
av at du gir ditt samtykke til det, kan vi også dele dine personopplysninger med
kjøretøyprodusenten og/eller generalagenten for at de skal kunne kommunisere med deg i
markedsføringsøyemed eller for å gjennomføre kundeundersøkelser.
 Vi kan også utlevere dine personopplysninger til forsikringsselskap når du kjøper et kjøretøy
av oss eller leverer inn kjøretøyet ditt til service eller reparasjon, f.eks. ved
skadereparasjoner, og til finansieringsselskap hvis du leaser et kjøretøy av oss.
 Vi kan utlevere kjøretøyinformasjon til andre aktører innen kjøretøyprodusentens
autoriserte nettverk, for at nettverket skal kunne tilby kunder de riktige verkstedstjenestene.
 Vi kan også dele dine personopplysninger med de leiebilselskapene som vi samarbeider med
hvis du som kunde ber oss om å bestille en leiebil.
 Vi kan komme til å dele registreringsnummeret til ditt kjøretøy med tredjepartskontrollører
med det formål å sikre kvalitet og faglig nivå på våre verkstedtjenester, samt for å oppfylle de
krav Statens Vegvesen stiller til godkjenning av verksted.
 For å gi deg en bedre kundeopplevelse, kan vi komme til å dele dine personopplysninger med
andre selskaper innenfor Bilia‐konsernet.
 Som hovedregel behandler vi kun dine personopplysninger innenfor EU/EØS. I tilfeller der
personopplysninger behandles utenfor EU/EØS, sikrer vi at dine rettigheter er beskyttet ved
at overføringen dekkes av passende beskyttelsestiltak i henhold til EUs
personvernforordning. Hensiktsmessige beskyttelsestiltak kan for eksempel bestå i at
mottakerlandet har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller sikres via EU‐godkjente standard
personvernbestemmelser.
Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?
Vi behandler aldri dine personopplysninger lengre enn det relevant lovgivning, forordning, praksis
eller myndighetsbeslutninger tillater. Personopplysninger som vi behandler med det formål å
oppfylle en avtale med deg, behandles i utgangspunktet bare den tiden som er nødvendig for å at vi
skal kunne administrere avtaleforholdet og oppfylle våre plikter overfor deg. Vi kan lagere
personopplysninger lengre enn det som fremgår under for å følge preseptorisk lovgivning, hvis du har
samtykket til det eller hvis vi har rett til å gjøre det i henhold til en interesseavveining.
 Til bokføringsformål lagrer vi, i henhold til gjeldende bokføringslov, informasjon som kreves
om vår avtale med deg i henhold til slik lov, i fem år.
 I henhold til gjeldene lovgivning har vi rett til å lagre kontaktopplysninger for
direktemarkedsføring i en tidsperiode etter kjøpet ditt, eller etter at avtalen har løpt ut.
Denne tidsperioden kan variere, avhengig av hva avtalen gjelder.
o Hvis du ber om et tilbud, lagrer vi ditt navn, kontaktopplysninger,
registreringsnummer, kjøretøysinformasjon og opplysninger om tilbudet for å kunne
kontakte deg og følge opp tilbudet samt sende direktemarkedsføring via e‐post, SMS
og post så lenge tilbudet er gyldig, samt en periode på maksimalt 6 måneder fra
registreringen av personopplysningene og utarbeidelsen av tilbudet.
o Hvis du har levert inn kjøretøyet ditt til reparasjon eller service, lagrer vi dine
kontaktopplysninger i to år fra servicen eller reparasjonen er utført. Vi lagrer dine
personopplysninger i denne perioden ettersom du som kunde typisk forventer at vi
5 / 6
gir deg informasjon fra oss som verksted når det er på tide med ny service på
kjøretøyet, noe som normalt skjer 12‐24 måneder etter den foregående servicen.
o Hvis du har inngått avtale om kjøp av et nytt kjøretøy fra oss, lagrer vi dine
kontaktopplysninger i fem (5) år. Hvis du har kjøpt et brukt kjøretøy fra oss, lagrer vi
dine kontaktopplysninger i tre år fra kjøretøyet er levert. Vi lagre dine
personopplysninger i denne perioden ettersom kjøretøy er noe du kjøper sjeldent. Vi
tror at vår markedsføring blir mer relevant for deg etter en tid når det er mer
sannsynlig at du kommer til å ville kjøpe et kjøretøy på nytt. Vi kan derfor lagre dine
kontaktopplysninger for å sende deg direktemarkedsføring via post‐, e‐post eller SMS
så lenge vi har rett til å gjøre det i henhold til gjeldende personvernlovgivning,
markedsføringslovgivning og praksis.
o Kunde‐ og markedsføringsundersøkelser sendes til deg som kunde i inntil ett år fra
kjøretøyet er levert eller fra servicen eller reparasjonen er utført.
o Hvis du har gitt oss personopplysninger frivillig, f.eks. i forbindelse med en
kundekveld eller liknende, lagrer vi ditt navn og dine kontaktopplysninger for
markedsføringsformål i en periode på maksimalt tre (3) måneder fra og med vi
mottok opplysningene fra deg.
o Hvis dine personopplysninger har blitt samlet inn fra noen andre enn deg selv og
omfatter kontaktopplysninger i forbindelse med at du opptrer som representant for
et selskap eller en organisasjon, lagrer vi dine kontaktopplysninger for
markedsføringsformål i maksimalt tre (3) måneder fra og med innsamlingen.
 Vi lagrer de personopplysningene som gir oss i forbindelse med en prøvekjøring i tre (3)
måneder for å kunne administrere eventuelle avgifter eller kostnader som oppstår i den
tiden du disponerer kjøretøyet. Hvis det oppstår en skade på kjøretøyet under
prøvekjøringen, har vi rett til å lagre dine personopplysninger i den tiden saken er til
behandling, dvs. frem til skaden er kontrollert.
 For å kunne håndtere eventuelle reklamasjoner eller garantisaker lagrer vi ditt navn, dine
kontaktopplysninger, registreringsnummeret på ditt kjøretøy, opplysninger om ditt kjøp,
gjennomførte feilsøkinger og hvilket arbeid som har blitt utført, samt hvilke deler eller
produkter som har blitt reparert, byttet ut eller installert i tre (3) år fra dagen for
kjøpet/servicen/reparasjonen eller i den tid som garantien gjelder. Personopplysningene
lagres i tre (3) år fordi kjøretøyet er en vare som selges sjeldent og for å kunne håndtere din
lovfestede reklamasjonsrett på kjøretøyet, reparasjonen eller service, vil vi ha behov for å se
hvilket arbeid som har blitt utført og hvilke deler eller produkter som har blitt reparert,
byttet ut eller installert.
 Vi kan lagre kjøretøysdata som knytter seg til ditt kjøretøy (f.eks. informasjon om
servicehendelser, i den tid kjøretøyet er i bruk. Denne informasjonen lagres kun sammen
med kjøretøyets registreringsnummer og/eller karosserinummer og ikke sammen med dine
kontaktopplysninger. Opplysningene lagres for vår berettigete interesse i å kunne tilby
fremtidige eiere av kjøretøyet informasjon om service‐ og vedlikeholdsarbeid som har blitt
gjennomført på kjøretøyet, samt for å kunne følge kjøretøyets historikk. Dette innebærer at
opplysningene består selv om kjøretøyet bytter eier.
 Informasjon fra våre overvåkningskameraer lagres i maksimalt 7 dager og loggfiler som
dokumenterer bruk av vårt nettverk i maksimalt 60 dager.
Personopplysningene kan lagres i lengre tid enn det som er angitt ovenfor, i den grad vi plikter å
gjøre det i henhold til lov, forordning eller myndighetsbeslutning.
6 / 6
Hvordan kan du påvirke vår behandling av personopplysningene dine?
Du har rett til når som helst å tilbakekalle hele eller deler av ditt samtykke om behandling av
personopplysninger. Tilbakekallingen av ditt samtykke får imidlertid ingen innvirkning på vår
behandling av dine personopplysninger i tiden før tilbakekallingen fant sted. Du har også rett til når
som helst å innvende mot behandlingen av personopplysningene dine til direktemarkedsføring eller
profilering.
I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du rett til å få tilgang til informasjon om hvilke
personopplysninger vi behandler om deg, samt rett til å be om retting av personopplysningene dine.
Under visse forutsetninger har du også rett til å be om sletting eller begrensning av
personopplysningene dine eller innvende mot vår behandling. Du har også rett til, under visse
forutsetninger, å få ut de personopplysningene du har gitt til oss, i et strukturert, allment benyttet og
maskinlesbart format, og du har rett til å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig
(dataportabilitet). Du har også rett til å klage til Datatilsynet eller annen kompetent tilsynsmyndighet
som utøver tilsyn over foretakets håndtering av personopplysninger.
Du trenger aldri å utlevere dine personopplysninger til Bilia, men i tilfelle du ikke gjør det, kan vi som
regel ikke inngå eller oppfylle avtale med deg, unntatt hvis det er snakk om kontantsalg i en fysisk
butikk til en lavere verdi (i de landene der kontantbetaling godtas) eller det er spørsmål om viss
kontaktinformasjon, f.eks. e‐post, og opplysningen ikke er nødvendig for en spesifikk transaksjon.
Kontaktinformasjon
Hvis du vil utøve dine rettigheter, kan du sende brev til Bilia på adressen ” Jensen & Scheele Bil AS
Postboks 1080, Sørlie 1787 Halden. Eller sende epost til: firmapost@jensen‐scheele.no Har du
spørsmål angående vår håndtering av personopplysninger, er du også velkommen til å kontakte oss
på telefon 69 21 35 00 og oppgi at du ønsker å snakke med vårt personvernombud.
______________________
Denne personvernerklæringen er fastsatt av Jensen & Scheele Bil AS 20.1.2022.